Resolución núm. 18, publicada el 01 de Abril de 2017. FIJA NORMAS SOBRE TRAMITACIÓN EN LÍNEA DE DECRETOS Y RESOLUCIONES RELATIVOS A LAS MATERIAS DE PERSONAL QUE SEÑALA
| Publicado en | Diario Oficial |
| Emisor | CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA |
| Rango de Ley | Resolución |
FIJA NORMAS SOBRE TRAMITACIÓN EN LÍNEA DE DECRETOS Y RESOLUCIONES RELATIVOS A LAS MATERIAS DE PERSONAL QUE SEÑALA
Santiago, 30 de marzo de 2017.- Con esta fecha se ha resuelto lo siguiente:
Núm. 18.
Vistos:
Las facultades que me confiere la Constitución Política de la República; lo dispuesto en la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General; lo establecido en el artículo 53 de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades; la ley N° 20.766; el oficio circular N° 15.700, de 2012, de este Órgano de Control; y lo señalado en la resolución N° 10, de 2017, de esta Entidad Fiscalizadora.
Considerando:
Que, conforme a lo dispuesto en el artículo 98 de la Constitución Política de la República, corresponde a la Contraloría General ejercer el control de legalidad de los actos de la Administración del Estado.
Que, por su parte, el artículo 10 A de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, introducido por la ley N° 20.766, dispone que la toma de razón y el registro podrán realizarse a través de técnicas, medios y procedimientos que consideren el empleo de documentos y firmas electrónicas. El Contralor General establecerá, mediante resolución, los actos administrativos cuya toma de razón o registro podrán efectuarse electrónicamente y los servicios que, previo convenio, someterán tales actos a dicha tramitación. También determinará los medios de verificación y la forma para acreditar el cumplimiento de los requisitos legales que precisen los actos administrativos antes señalados. Asimismo, dispondrá el tipo de comunicación, formas y demás materias que requieran la toma de razón o registro electrónicos, pudiendo incluir para determinados actos sistemas automatizados que los realicen.
Que, el artículo 10 de la misma norma legal, faculta al Contralor General para dictar disposiciones sobre exención de toma de razón.
Que, en virtud de dicha facultad, mediante la resolución N° 10, de 2017, de esta procedencia, se fijaron normas sobre la exención del trámite de toma de razón de las materias de personal, lo que obliga a actualizar y unificar las normas que regulan el uso de la plataforma SIAPER.
Resuelvo:
La toma de razón y el registro de los decretos y resoluciones relativos a las materias de personal, se realizará a través de un procedimiento en línea, en la plataforma web de la Contraloría General, denominada "Sistema de Información y Control del Personal de la Administración del Estado", en adelante SIAPER.
A través del referido sistema se efectuará el control de legalidad o registro, según sea el caso, mediante las siguientes formas de tramitación:
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Toma de Razón Electrónica: modalidad con la que, a través de la plataforma, los servicios públicos crean y firman los actos administrativos afectos a toma de razón. Por medio de ésta se ejecuta el control preventivo de legalidad de los mismos, previo análisis de la unidad correspondiente de la Contraloría General de la República, la que, una vez revisada la información proporcionada por el servicio y los antecedentes que acompañan al acto administrativo, verifica el cumplimiento de los requisitos legales y determina si procede su toma de razón o representación.
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Registro Automático: modalidad a través de la cual se efectúa la creación, firma y registro de los actos administrativos exentos del trámite de toma de razón. Tales actos serán registrados automáticamente por el servicio, sin perjuicio que en el proceso de creación del acto el sistema realice una revisión de la información contenida en él, pudiendo detectar inconsistencias de información, las que serán presentadas a los perfiles de ministro de fe, revisor y firmante, para que estos determinen si desean continuar con el registro o devolver al creador de documentos para su corrección.
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Registro Electrónico: modalidad a través de la cual los servicios públicos y municipios, por medio de un formulario único, ingresan en la plataforma SIAPER la información que se solicite de los actos administrativos dictados en soporte papel que se encuentren sujetos al trámite de registro, incluidos el número y fecha del documento. Finalizado este proceso, el sistema entregará un Certificado de Registro Electrónico, que acreditará la realización exitosa de la operación, debiendo el servicio público o municipio correspondiente imprimir dicho certificado y mantenerlo archivado en soporte papel, junto con el acto administrativo registrado y sus antecedentes originales.
Los organismos que posean las capacidades técnicas informáticas necesarias, podrán registrar sus instrumentos exentos interoperando con esta Contraloría General en modo webservice u otro; esto último previa autorización de esta Entidad de Control.
Los usuarios del sistema serán aquellos funcionarios individualizados para tales efectos por los jefes de servicio de los organismos de la Administración. Según las labores que deban desarrollar en SIAPER Toma de Razón Electrónica y SIAPER Registro Automático, se les otorgará alguno de los siguientes perfiles:
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Creador de documentos: Debe elaborar los actos administrativos en la plataforma y modificarlos mientras se encuentren en calidad de borrador; completar los formularios y responder las preguntas del sistema correspondientes al documento que está confeccionando; incorporar a la plataforma y complementar los antecedentes que acreditan el cumplimiento de los requisitos legales respectivos, y que no pudieron ser obtenidos mediante interoperabilidad con otras bases de datos.
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Ministro de Fe: Le corresponde examinar los antecedentes que se adjuntaron al sistema por el "Creador de documentos", autentificando su existencia; que estos no son notoriamente falsos o ilegibles o que no les faltan los requisitos o formalidades legales para su validez; enviar el acto administrativo una vez firmado, numerado y fechado para su toma de razón y, realizar la certificación posterior del cumplimiento, por parte del interesado, del requisito de salud compatible con el respectivo empleo.
También deberá remitir a otro servicio para su firma o visación, cuando sea necesario, el acto administrativo de que se trate. Además, le corresponde recibir y gestionar los documentos enviados, para iguales fines, desde otro organismo.
El Ministro de Fe podrá ser más de uno en cada entidad, conforme los requerimientos de organización administrativa.
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Firmante: Es el funcionario que posee facultades para suscribir los actos administrativos en materias de...
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