Circular núm. 89, publicada el 03 de Febrero de 2009. INSTRUYE A LAS ASEGURADORAS RESPECTO AL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Y LA NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA DE RESOLUCIONES DE JUICIOS ARBITRALES Y RECLAMOS ADMINISTRATIVOS
| Publicado en | Diario Oficial |
| Emisor | SUPERINTENDENCIA DE SALUD |
| Rango de Ley | Circular |
INSTRUYE A LAS ASEGURADORAS RESPECTO AL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Y LA NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA DE RESOLUCIONES DE JUICIOS ARBITRALES Y RECLAMOS ADMINISTRATIVOS
Núm. IF/89.- Santiago, 29 de diciembre de 2008.- Considerando las disposiciones de los artículos 117 y 128 del DFL N°1, de 2005, de Salud, los artículos 5, 19 y demás pertinentes de la Ley N° 19.880 sobre Procedimientos Administrativos, los artículos 6, 7 y siguientes de la Ley N°19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha firma, así como los artículos 9 y 20 de la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada, en concordancia con los artículos 110 N°17 y 115 N°6 del citado D.F.L. N°1, y en el marco del proyecto de Gobierno Electrónico, esta Intendencia, en uso de sus facultades legales, ha resuelto impartir las siguientes instrucciones:
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- ASPECTOS GENERALES
Con la finalidad de lograr una comunicación más expedita y eficaz con las Instituciones de Salud Previsional y el Fondo Nacional de Salud, en adelante, entidades aseguradoras, a través de la presente circular se regula el expediente electrónico y la notificación electrónica, ambos instrumentos necesarios para actuar y operar a través del "Sistema de Gestión Electrónica de los Reclamos" a los que se someterán los procedimientos previstos en las Circulares IF/Nº 8, de 2005, e IF/Nº 54, de 2007, ambos de esta Intendencia de Fondos y Seguros Previsionales de Salud.
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- DEFINICIONES
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Documento electrónico: toda representación de
un hecho, imagen o idea que sea creada,
enviada, comunicada o recibida por medios
electrónicos y almacenada de un modo idóneo
para permitir su uso posterior.
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Expediente electrónico: documento electrónico
compuesto por una serie ordenada de actos,
registros y documentos representados en
formato electrónico, dispuestos en estricto
orden de ocurrencia, de ingreso o egreso en
aquél, que corresponde a un procedimiento de
resolución de reclamos previsto en las
Circulares IF/Nº 8, de 2005, e IF/N° 54, de
2007, de esta Intendencia de Fondos y Seguros
Previsionales de Salud.
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Extranet: Red privada virtual dispuesta por la
Superintendencia de Salud para facilitar la
transmisión de datos y compartir, de forma
segura, su operación propia con los usuarios
del Sistema de Gestión Electrónica de
Reclamos.
El referido segmento Extranet, cuenta con
mecanismos de Confidencialidad (encriptación)
para que los datos sean leídos sólo por su
destinatario final; Autenticación (firma
electrónica simple), a fin de otorgar certeza
de que la comunicación se está llevando a cabo
con quien corresponde; Integridad, en la
medida que asegura que la información se
recibió sin alteración alguna y, finalmente,
Control de Acceso, que permite restringir el
acceso sólo a aquellas personas que cuenten
con la autorización necesaria para operar y
respecto a las áreas que les compete o para
las que se encuentren autorizados.
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Firma Electrónica: cualquier sonido, símbolo o
proceso electrónico, que permite al receptor
de un documento electrónico identificar al
menos formalmente a su autor.
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Firma Electrónica Avanzada: aquella
certificada por un prestador acreditado, que
ha sido creada usando medios que el titular
mantiene bajo su exclusivo control, de manera
que se vincule únicamente al mismo y a los
datos a los que se refiere, permitiendo la
detección posterior de cualquier modificación,
verificando la identidad del titular e
impidiendo que desconozca la integridad del
documento y su autoría.
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Notificación Electrónica: toda comunicación
formal, efectuada por medios electrónicos, en
virtud de la cual el Tribunal Arbitral o la
Autoridad Administrativa, según corresponda,
pone en conocimiento de las partes el hecho de
haberse dictado una determinada resolución
judicial o acto administrativo, en el curso de
un procedimiento de reclamo sustanciado por
ésta.
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Sistema de Gestión Electrónica de Reclamos:
conjunto de procedimientos, medios
informáticos y/o electrónicos definidos y
destinados por la Superintendencia de Salud
para administrar los reclamos arbitrales y/o
administrativos sometidos a su resolución.
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- EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
3.1. Formación del expediente electrónico.
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El expediente electrónico se conformará con
todos los actos, registros y documentos en
formato electrónico relacionados con un
procedimiento judicial o administrativo, los
cuales se agregarán consecutivamente,
provengan del órgano público ante quien se
realiza, de otros servicios, de las partes o
de terceros.
Para tales efectos, los documentos presentados
por los interesados, por terceros y por otros
órganos públicos o privados, así como las
actuaciones, los documentos y resoluciones del
Tribunal Arbitral o de la Autoridad
Administrativa, se incorporarán a un Cuaderno
electrónico público, debidamente foliado,
exceptuándose aquellas piezas o instrumentos
que contengan datos personales que deban ser
mantenidos bajo confidencialidad, los cuales
se agregarán a un Cuaderno electrónico
reservado, que tendrá una foliación propia e
independiente del expediente electrónico
principal.
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En el procedimiento judicial se ordenará la
formación del expediente en la primera
resolución que dicte el Tribunal; mientras
que, en el procedimiento de reclamos
administrativos, dicha instrucción constará en
el acto administrativo que solicita
antecedentes a las entidades aseguradoras,
agregándose en forma digital a dicho
expediente los documentos que se hubieren
presentado con anterioridad a la dictación de
la referida resolución o acto administrativo.
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Las partes y todos los que tuvieren interés
podrán visualizar el contenido del Cuaderno
electrónico público a través de los medios
informáticos que se establecen más adelante,
mientras que el Cuaderno electrónico reservado
sólo podrá ser examinado en las oficinas de la
Superintendencia de Salud.
De cualquier expediente electrónico podrán las
partes o cualquier interesado obtener
testimonio -íntegro o parcial- o certificado
extractado.
-
El expediente electrónico incluirá registros
de la fecha de la recepción o envío del
documento o actuación que lo integra,
identificando al emisor y al destinatario del
documento.
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Siempre que se desglosen una o más fojas del
proceso, deberá colocarse en su lugar una
nueva foja con la indicación del número de
piezas desglosadas y la fecha en que ello se
realiza.
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Los documentos deberán agregarse en formato
PDF al expediente electrónico, ello sin
perjuicio que esta Superintendencia, a través
de instrucciones específicas, determine o
autorice el uso de otro formato de
almacenamiento de documentos electrónicos.
Si ello no es posible, dichos...
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